U početku poslovanja računovodstvene obveze su većini, vjerojatno, samo teret i često nejasno područje. U početku može biti zahtjevno sve računovodstvene zadatke držati pod kontrolom, pogotovo ako se sami odlučite za vođenje tih poslova.
Kako biste spriječili da stvari izmaknu kontroli, potrebno je postaviti sustav kompatibilan za Vaše poslovanje i koji se prilagođava Vašem rasporedu. Ono što želite je jednostavan, učinkovit proces koji će Vam omogućiti jednostavno praćenje Vašeg poslovanja s financijskog aspekta. Tako će svi dokumenti biti uredno pohranjeni i evidentirani na vrijeme, da nemate problema u budućnosti.
U ovome tekstu smo Vam pripremili 10 računovodstvenih savjeta koji Vam mogu pomoći do kvalitetno posloženog računovodstvenog sustava.
1. Držite odvojene poslovne i osobne financije
Premda se ovaj savjet čini logičnim, još mnogi misle da su sredstva na računu poduzeća njihova osobna sredstva. Da ih mogu slobodno koristiti u svoje privatne svrhe i slično. Znači sredstva na poslovnom računu pripadaju tvrtki i njenom poslovanju. Dobro pazite da ne koristite poslovne kartice za privatne potrebe, kao i obrnuto. Premda se ovakve situacije znaju dogoditi i računovodstveno se daju “popraviti”, ipak zadaju više posla, a i može upasti u oči prilikom inspekcije.
Miješanje poslovnih i privatnih troškova također može otežati praćenje financijskog poslovanja kao i netočan novčani tok, zbog ne poslovnih troškova.
Za uspjeh malih poduzeća, svakako je jedno od pravila da se privatne i poslovne financije drže strogo odvojeno.
2. Planirajte mogućnost gubitka i oporavka poslovnih podataka
Ovaj savjet primijenite na sve Vaše poslovne podatke. Ne samo računovodstvene. Gubitak podataka može ugroziti i najbolje i uspješno poslovanje.
Napravite plan za čuvanjem podataka i backup-a.
Mnogim tvrtkama su podaci najvrjednija imovina. Bilo da se radi o računima, izvodima, plaćama ili ostalim računovodstvenim podacima, ili pak o bazi kupaca, partnera i slično.
Osigurajte kopije Vaših financijskih zapisa u slučaju bilo kakvih prirodnih nepogoda ili možda hakerskih napada. Postoje i tvrtke koje se bave čuvanjem podataka, pa ako Vaše poslovanje to zahtjeva, uzmite i to u obzir.
Svakako razmislite o načinu čuvanja dokumentacije tako da imate dvije sigurnosne kopije na dvije različite pohrane i jednu Van lokacije Vašeg poslovanja.
3. Koristite računovodstveni program u oblaku (Cloud)
Ovo savjet se veže na prethodni. Ako sami vodite svoje računovodstvo, korištenje računovodstvenog programa u oblaku, ne samo da Vam omogućuje pohranu podataka Van mjesta poslovanja, već Vam omogućuje pristup podacima bilo kada, bilo gdje. S bilo kojeg uređaja koji ima internetsku vezu.
4. Smanjite papire
Moderni računovodstveni programi omogućuju vođenje sve dokumentacije digitalno. Ti programi omogućuju jednostavan unos stavki, poput računa, izvoda i slično. Možete iz-davati račune i slati ih pomoću računovodstvenog programa te uštedjeti i na poštanskim troškovima, ali i papiru.
Nabavite e-potpis, koji zakonski vrijedi kao i vlastoručni. Tako možete potpisivati dokumentaciju u digitalnom obliku i slati je mailom, a ne poštom ili osobno.
Držite li svoju dokumentaciju u digitalnom obliku, ne samo da spašavate stabla, već i smanjujete potreban prostor za pohranu. Također osiguravate da se fizičke kopije ne unište u mogućem požaru, poplavi ili krađi.
5. Izbjegavajte gotovinu
Računovodstveni programi mnoge stvari mogu obavljati i pratiti automatski umjesto Vas. Ali to ne vrijedi i za gotovinu. Poslovanje s gotovinom daje dodatni posao i veće mogućnosti greške.
Ako imate poslovanje s gotovinom, uvedite mogućnosti plaćanja karticama i pokušavajte preferirati tu vrstu naplate.
Ako kupujete za svoje poslovanje koristite kartice, jer tako možete lakše pratiti koliko i na što trošite. Također transakcijsko plaćanje ostavlja trag, što Vam može dobro doći prilikom inspekcije.
Također imajte na umu da porezna inspekcija “ne voli” gotovinu, i da takve transakcije posebno provjerava.
6. Osigurajte točnost podataka svoji zaposlenika
Ako na svom platnom popisu imate i zaposlenike, važno je provjeriti jesu li ispravno klasificirani, kao i točnost podataka. Inspekcija Vas može kazniti ako imate pogrešnu klasifikaciju, čak i ako je učinjena greškom.
Upamtite, puno je lakše to učiniti kako treba prvi put nego kasnije pokušavati ispraviti s Poreznom upravom!
7. Osigurajte sredstva za poreze
Porezna uprava također ima interes osigurati da ispunjavate svoje porezne obveze. Ako nemate dovoljno sredstava za ispunjavanje poreznih obveza, mogli bi se naći u problemu s Poreznom upravom.
Držite svoje poslovne financije pod kontrolom, kako bi uvijek imali dovoljno novca kada dođe naplata poreza.
Kvalitetan računovodstveni ured će Vam u svakom trenu moći reći koliko Vam otprilike treba za plaćanje poreza. Također možete i sami vidjeti po nekom povijesnom pregledu financija, koliko Vam je potrebno za ispunjavanje obveza.
Porezna uprava ne čeka predugo, te brzo pokreće ovrhe, što na kraju rezultira i većim troškovima.
8. Budite pripremljeni za veće troškove
Ako niste pripremljeni za situaciju kada će Vam se dogoditi veći trošak, mogli bi zažaliti zbog toga. To osobito vrijedi ako radite u visoko konkurentnoj branši, gdje si ne možete dozvoliti ne iskoristiti priliku, samo zato što Vam nedostaje sredstva.
Ipak, štednja zahtjeva konzervativan pristup rješavanju svakodnevnih poslovnih situacija. Svakako u manjim koracima ispunjavajte svoje dnevne obveze. U međuvremenu stvorite jedan fond za krizne situacije i buduće veće troškove kako bi bili pripremljeni kada se nađete u tim vodama.
9. Redovno provjeravajte svoje financije
Kada je riječ o računovodstvenim savjetima za male tvrtke, ovaj je ključan. Najbolji način da budete u toku sa svojim knjigovodstvom je držati se redovnog rasporeda za pregled financija vaše tvrtke. Dva puta mjesečno rasporedite otprilike jedan do dva sata da pregledate pologe, isplate, prijenose, kupnje i druge ključne stavke.
Ulaganje vremena u pregled svojih financija također vam daje dobru priliku da provjerite svoja potraživanja kako biste bili sigurni da vaši klijenti plaćaju svoje račune redovito i na vrijeme. Ako primijetite bilo kakva odstupanja ili neplaćanje, možete primijeniti blagi pritisak kako bi naplatili potraživanja. Ako imate stalne neplatiše, možda bi morali razmisliti o raskidanju poslovanja s takvim klijentima i pokretanju ovrha.
Naravno, kao vlasnik tvrtke imate puno posla i možda nemate vremena redovito duboko zaroniti u svoje knjigovodstvo. Ako je to slučaj, bilo bi pametno povjeriti ovaj ključni zadatak stručnjacima.
10. Unajmite računovodstveni ured
Ako vam je teško držati korak sa svojim računovodstvom ili ne uspijevate uhvatiti male pogreške sve dok se ne pretvore u velike, vrijeme je da razmislite o angažiranju stručnjaka.
Računovodstveni ured uštedjet će Vam vrijeme, a samim time i novac. Brinuti će Vam se o većini ovdje navedenih stvari, dok se Vi možete posvetiti poslovanju i razvijanju tvrtke. Da ne govorimo da Vam mogu dati i pravi savjet u pravo vrijeme.
Ako imate dodatnih pitanja, slobodno nam se javite.
