Svi poduzetnici i poslovni subjekti u Republici Hrvatskoj dužni su čuvati svu poslovnu dokumentaciju koja služi za vođenje knjigovodstveno računovodstvenih izvještavanja. Kao i sve poslovne knjige, financijske izvještaje i ostalu poslovnu dokumentaciju. Ovisno o kojoj je dokumentaciji riječ, rokovi se razlikuju. Ako za pojedinu dokumentaciju nije, zakonskom regulativom, propisan rok čuvanja, poduzetnik treba sam odrediti rok čuvanja internim aktom.
Rokovi čuvanja
Knjigovodstvene isprave se dijele na dvije kategorije po roku čuvanja.
U prvu kategoriju spadaju:
- isprave na temelju kojih se podaci unose u glavnu knjigu, dnevnik knjiženja i pomoćne knjige čuvaju se 11 godina.
Druga kategorija:
- isplatne liste, analitika plaća te ostala dokumentacija vezana za plaće i isplate gdje se plaćaju obvezni doprinosi, čuvaju se trajno.
Rok za čuvanje knjigovodstvenih isprava počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige u koje su knjigovodstvene isprave unesene.
Poslovne knjige
- Dnevnik, glavna knjiga i pomoćne knjige čuvaju se najmanje 11 godine.
Rok počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se knjige odnose.
- Financijski izvještaji, godišnja financijska izvješća, revizorska izvješća čuvaju se trajno
Koja se dokumentacija može likvidirati u 2023. godini?
S 31.12.2022. godine isteći će rok za čuvanje dnevnika, glavne knjige i pomoćnih knjiga za 2011. godinu, kao i za knjigovodstvene isprave na temelju kojih su podaci uneseni u te knjige za 2011. godinu. Ukratko, u 2023. godini moći ćemo baciti, odnosno uništiti poslovne knjige i dokumentaciju za 2011. godinu. Sve što je vezano za plaće čuvamo trajno.
Likvidacija dokumentacije
Knjigovodstvena dokumentacija i poslovne knjige za koje je istakao rok čuvanja uništavaju se tako da se osigura tajnost podataka i onemogući pristup osobnim podacima, kao i u skladu s propisom o zaštiti okoliša.
Što s dokumentacijom nakon prestanka društva?
Prema Zakonu o trgovačkim društvima, u slučaju likvidacije poslovnog subjekta, poslovne knjige i dokumentaciju, koja se još mora čuvati, dužni su čuvati likvidatori društva ili povjeriti na čuvanje osobi koja pruža usluge čuvanja i arhiviranja dokumentacije, u skladu s nadležnim propisima. U tom slučaju se u Sudski registar upisuje kod koga je pohranjena dokumentacija. Naknada za čuvanje i arhiviranje dokumentacije naplaćuje se na teret društva prije njegovog gašenja.
Kod slučajeva prestanka društva po skraćenom postupku, svu dokumentaciju koju je potrebno čuvati dužni su čuvati vlasnici društva ili povjeriti osobi ovlaštenoj za čuvanje poslovne dokumentacije.
Photo by Pixabay
Ako imate dodatnih pitanja, slobodno nam se javite.
